Salah satu alasan utama Anda memiliki domain dan hosting sendiri adalah agar bisa memiliki alamat email profesional dengan nama domain perusahaan atau pribadi. Dengan begitu, Anda bisa mulai beralih dari penggunaan layanan email gratisan seperti Gmail atau Yahoo ke identitas digital yang lebih eksklusif.
Memiliki email dengan domain sendiri tentu akan meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan di mata klien maupun partner bisnis. Email yang terlihat profesional mencerminkan keseriusan Anda dalam mengelola sebuah usaha atau proyek.
Sebagai bagian dari tulisan kami sebelumnya Menguasai Hosting : Mengenal Fitur-Fitur Utama pada cPanel sekarang saatnya kita masuk ke bagian teknis dari salah satu fitur tersebut, yakni Fitur Email. Panduan ini disusun untuk memudahkan untuk mengenali setiap fungsi pada Fitur tersebut dan memudahkan anda dalam mengelola seluruh akun email yang dimiliki secara efektif dan efisien.
1. Email Akun
Menu utama pada Fitur Email di cPanel, pada fitur merupakan tempat anda untuk membuat akun email baru dan mengelola setiap akun email yang telah anda buat. Setelah anda masuk pada menu Email akun anda akan mendapatkan tampilan seperti gambar dibawah ini.
Sebagai informasi tambahan, pada saat anda memiliki akun hosting yang menggunakan cPanel, dengan otomatis anda akan mendapatkan satu email system yang sama dengan username dari akun cPanel anda.
- Keterangan nomor satu pada gambar diatas adalah sebagai informasi berapa jumlah email akun yang dapat anda buat (beberapa hosting membatasi jumlah akun email/hosting) dan jumlah email yang telah anda buat.
- Jika anda ingin membuat akun email baru, anda dapat melihat adanya tombol “Create” pada sisi kanan sesuai pada keterangan nomor pada gambar diatas.
- Check Mail adalah menu dimana anda dapat mengakses langsung email-email yang telah anda buat melalui cPanel. Sebagai admin fitur ini dapat anda gunakan masuk ke setiap akun email dengan melakukan bypass password akun user.
- Pada bagian manage anda dapat melakukan perubahan password akun email tanpa harus mengetahui password sebelumnya, mengatur disk space dari akun email dan juga anda dapat melakukan penangguhan email baik Login, incoming dan Outgoing. Biasanya digunakan untuk penanganan sementara akun yang melakukan spamming.
- Connect Devices anda akan menemukan konfigurasi penggunaan email atau menghubungkan email akun anda keperangkat anda, baik Mobile Phone dan Komputer/Laptop untuk instruksi POP3 dan IMAP.
2. Default Address
Salah satu fitur yang sangat penting untuk anda ketahui, fitur ini membuat anda dapat untuk menerima atau menolak email invalid yang ditujukan ke nama domain anda.
Sebagai contoh anda tidak pernah membuatkan akun email sales@namadomainanda, namun ada pihak lain yang mengirimkan email ke alamat email tersebut, sewajarnya pihak pengirim email akan mendapatkan bounce back yang menginformasikan bahwa alamat email tersebut tidak ada.
Atau bisa juga dengan alamat email yang dituliskan secara typo, dimana hal ini memungkinkan terjadi dan terjadinya typo pada alamat email, tentu pada sisi server akan mengganggap email tersebut sebagai invalid email.
Bagaimana anda mengatur hal tersebut dapat anda tentukan melalui fitur Default Address pada cPanel anda.
Pada capture diatas untuk pilihan dari Default Address adalah dengan melakukan discard email dan dari sisi server akan otomatis mengirimkan Email balasan otomatis ke pihak pengirim dengan menyebutkan, tidak ada orang dengan alamat email tersebut.
Anda dapat juga memodifikasi keterangan tersebut seperti dengan : “Alamat tujuan email anda, Salah pastikan alamat email anda sudah benar”
Anda juga memiliki opsi memilih untuk melakukan forward, yakni setiap akun email invalid maka email tersebut akan di forward pada email yang anda inginkan.
Pada Advance Options, jika anda melakukan pengaturan pada hal ini maka dengan otomatis pengaturan diatasnya akan diabaikan, disini anda dapat mengatur untuk meneruskan email invalid ke email system yang otomatis tercreate saat akun cPanel hosting anda.
Sebagai saran dari kami adalah dengan menggunakan opsi Discard sesuai pada capture diatas, dengan tujuan menghindari penggunaan disk space yang tidak terduga.
3. Track Delivery
Fitur ini menjadi tempat anda untuk memantau lalu lintas email yang berjalan pada akun hosting yang anda miliki, apakah email tersebut diterima disisi pengirim, atau apakah email yang dikirimkan telah diterima disisi server.
Singkatnya fitur ini merupakan log email anda disisi server khusus untuk akun hosting anda. Dan juga dapat menjadi bahan acuan anda jika intin mengajukan komplain ke pihak jasa hosting anda.
Dalam Track Delivery anda akan mendapatkan beberapa kolom seperti From Address sebagai alamat pengirim, Tanggal Kirim Email, Spam Score, Recepient sebagai kolom penerima email baik dari sisi anda ataupun email tujuan yang dikirimkan dan Result sebagai hasil pengiriman email.
4. Spam Filter
Fitur ini menjadi tempat anda untuk mengamankan mailbox atau akun-akun email anda agar terhindar dari email spam dan juga melakukan pemblokiran untuk alamat-alamat email yang menurut anda cukup menganggu aktifitas email-email user anda.
Secara Default, penyaringan atau Filter email spam dilakukan melalui Spam Score Threshold, pada fitur sebelumnya anda telah melihat adanya kolom spam score. Umumnya ambang batas dari spam score diset dengan angka 5. Namun jika anda ingin lebih longgar anda dapat menaikkan angkanya atau jika ingin lebih aggresive anda dapat menurunkan nilainya.
Jika anda menaikkan angka spam score, maka anda akan perlu menambahkan alamat-alamat email pada bagian blacklist, sementara jika anda menurunkan nilainya anda akan perlu menambahkan alamat email yang perlu anda whitelist.
Spam Score sebuah mail server nilainya tidak tetap, nilai spam dari sebuah mail server ditentukan bagaimana aktifitas email pada mail server tersebut.
Anda harus sangat berhati-hati dengan fitur ini, karena dengan kesalahan sedikit bisa-bisa email penting akan tertolak dari layanan mailbox email akun pada akun hostingg anda.
Kesimpulan
Memahami fungsi setiap menu adalah langkah awal untuk pengelolaan email yang lebih efektif. Dari sekian banyak fitur yang sudah kita bahas, mana yang menurut Anda paling membantu? Atau mungkin Anda punya kendala saat mencoba salah satu fiturnya? Tuliskan pertanyaan atau pengalaman Anda di kolom komentar di bawah ya, mari kita diskusikan bersama!