Memisahkan layanan hosting atau server untuk web dan email saat ini telah menjadi standar baru dalam dunia bisnis digital. Salah satu alasan utama untuk melakukannya adalah untuk menghindari dua layanan tersebut down secara bersamaan yang dapat menyebabkan aktifitas bisnis menjadi terganggu.

Menggabungkan Web dan Email pada layanan shared hosting yang telah menjadi pilihan favorit karena efisiensi biayanya, di mana satu akun biasanya sudah mencakup layanan web dan email sekaligus akan menempatkan kedua layanan vital ini dengan risiko single point of failure.

Tak kala disaat server mengalami trouble, Anda tidak hanya kehilangan akses ke situs web, tetapi juga memutus seluruh jalur komunikasi bisnis, dengan memisahkannya akan memastikan operasional tetap berjalan meski salah satu sistem sedang bermasalah.

Dalam artikel ini, kami akan membahas mengapa anda harus memisahkan layanan web dan email anda, serta apa saja langkah-langkah teknis yang anda butuhkan dalam melakukan hal tersebut.

Web dan Email Dalam Satu Layanan Hosting

Shared hosting tentu menjadi pilihan favorit untuk menghadirkan bisnis digital yang anda miliki. Selain dikarenakan dapat memberikan efisiensi biaya juga anda tidak perlu terlalu pusing memikirkan konfigurasi server agar kedua service tersebut dapat berjalan dengan baik.

Apakah masalah dalam menggunakannya? Tidak juga, hanya dalam layanan shared hosting terdapat beberapa limitasi yang kemungkinan akan menganggu layanan yang dimiliki. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu anda perhatikan saat menggunakan layanan shared hosting.

• Rebutan Sumber Daya (Resource Contention)
  Dalam shared hosting, Anda berbagi CPU, RAM, dan bandwidth dengan ratusan pengguna lain.
  Jika server yang anda gunakan dari pihak penyedia hosting mengalami lonjakan traffic dan membuat server mengalami load, hal tersebut akan berdampak proses pengiriman dan penerimaan email dimana bisa mengalami delay atau gagal karena server sudah kehabisan resource.
• Risiko Reputasi IP Poor
  Ini adalah masalah paling klasik di shared hosting. Karena Anda berbagi alamat IP yang sama dengan pengguna lain. Aktifitas email yang anda lakukan juga berpengaruh dari akun hosting lainnya yang berada dalam satu server dengan anda.
  
  Jika ada akun pada server yang melakukan spamming, atau sering dilaporkan sebagai email spam maka IP server akan mengalami Reputasi buruk yang membuat IP akan masuk dalam blacklist RBL. Hal ini akan menyebabkan gangguan pengiriman dan penerimaan email pada akun hosting anda juga.
• Batasan Inodes dan Disk Space
  Penyedia shared hosting biasanya membatasi jumlah Inodes (jumlah total file), sementara email dapat menghasilkan ribuan file kecil dalam waktu singkat.
  
  Meskipun anda masih memiliki disk space yang cukup namun, karena keterbatasan Inodes, maka secara otomatis anda tidak akan dapat menerima/mengirimkan email dengan error-error tertentu.

Bagaimana jika anda memisahkan dua layanan tersebut antara website dan email? Berikut kami berikan tabel perbandingannya :

Langkah Teknis Pemisahan Layanan Web dan Email

Dalam pemisahan layanan untuk service web dan email yang paling utama adalah menentukan manajemen DNS yang akan anda gunakan, apakah akan mengikut pada DNS Manajemen Web atau Email, atau menggunakan layanan manajemen DNS dari pihak ketiga seperti Cloudflare atau Panel Domain.

DNS (Domain Name Server) merupakan alat yang berfungsi menentukan kemana domain, subdomain, Mail Exchanger anda diarahkan. Dan disinilah letak pemisahan layanan yang akan kita lakukan setelah anda menentukan untuk layanan email yang akan digunakan apakah ke Google Apps, Microsoft365 (outlook) atau ke hosting atau server lainnya.

Setelah anda memastikan layanan email yang akan anda gunakan, maka selanjutnya anda perlu melakukan perubahan MX Records pada Manajemen DNS dari domain anda dimiliki. Berikut adalah langkah-langkah teknis yang perlu anda perhatikan.

1. Validasi Kepemilikan (TXT/CNAME Record): Hampir semua layanan email profesional akan meminta Anda menambahkan baris kode TXT atau CNAME ke pengaturan DNS sebagai bukti bahwa Anda adalah pemilik sah domain tersebut.

2. Peralihan MX Record: Ini adalah langkah krusial. Anda perlu menghapus MX record lama yang biasanya tertulis sebagai mail.namadomain.com atau namadomain.com dengan prioritas 0, dan menggantinya dengan alamat server baru (misalnya: aspmx.l.google.com).

3. Pengaturan SPF dan DKIM: Untuk memastikan email Anda tidak dianggap spam, Anda wajib menyisipkan record SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail). Record ini memberikan “stempel verifikasi” bahwa penyedia email baru Anda diizinkan mengirim pesan atas nama domain Anda.
4. Penyesuaian Routing di cPanel (Email Routing)
   Jika Anda menggunakan cPanel pada shared hosting, ada satu langkah kecil yang sering terlupakan: yakni pengaturan Email Routing dari “Local Mail Exchanger” menjadi “Remote Mail Exchanger”. Mengapa Pengaturan ini di perlukan ? Pengaturan ini akan memastikan bahwa untuk layanan Email berada pada server yang berbeda. Sehingga email yang dikirimkan ke email anda akan mendapatkan routing yang sesuai.

5. Uji Coba Propagasi: Setelah pengaturan disimpan, sistem membutuhkan waktu (propagasi) untuk mengenali perubahan tersebut. Anda bisa menggunakan alat seperti DNSChecker untuk memastikan bahwa permintaan email sekarang sudah terarah ke server yang berbeda, sementara permintaan web tetap mengarah ke IP shared hosting Anda.

Diatas adalah contoh peralihan MX Record yang dilakukan pada Zone Editor di cPanel. Pada contoh tersebut domain telah mengarahkan layanan email mereka ke Google Apps.

BACA JUGA : 4 Menu Penting Pada Fitur Email di cPanel

Setelah semua langkah di atas selesai, internet memerlukan waktu Propagasi (biasanya 1–24 jam) untuk penyebaran update DNS yang telah dilakukan. Sebagai tools untuk memastikan routing ini telah sesuai anda dapat menggunakan website seperti dnschecker.org atau dnswatch.info untuk memastikan MX Record Anda sudah sepenuhnya mengarah ke server baru, sementara A Record tetap mengarah ke server shared hosting untuk keperluan website.